Nie sposób prowadzić działalność handlową, produkcyjną lub usługową bez wynajęcia lokalu. Każdy wynajem lokalu wiąże się z podpisaniem umowy (lease agreement) z jego właścicielem określającej warunki wynajmu. Umowa ta jest podstawowym dokumentem regulującym obowiązki i prawa obu stron. W przypadkach, gdy transakcja dotyczy jedynie wynajmu lokalu, jest to jedyny dokument, który strony podpisują (chyba, że landlord wymaga pisemnych personalnych gwarancji od wynajmującego). W przypadku, gdy wynajem lokalu jest częścią większej transakcji, na przykład kupna biznesu, są jeszcze inne dokumenty (tzw. assignment oraz consent ze strony landlorda) wiążące się z przekazaniem już istniejącej umowy wynajmu.
Na wstępie trzeba zauważyć, że umowy o wynajem lokali komercyjnych często poprzedzane są podpisaniem krótkich umów wstępnych, tzw. ofert o wynajem (offers to lease), gdzie obie strony zgadzają się, że transakcja końcowa dojdzie do skutku i ustalają jedynie najbardziej istotne jej warunki. Podpisywanie takich umów, aczkolwiek często konieczne z punktu widzenia negocjacji biznesowych, jest niebezpieczne pod względem prawnym, bowiem (bez względu na to jak ogólnikowe) mogą być one zinterpretowane jako wiążący kontrakt, którego warunki już nie mogą być zmienione. Ponieważ offers to lease to dokumenty krótkie, które dopiero w przyszłości mają być zastąpione formalnymi i kompletnymi lease agreements, wiele istotnych elementów ze zrozumiałych względów jest w nich pominiętych. Stwarza to duże prawdopodobieństwo nieporozumień i konfliktów w przyszłości przy ustalaniu detali właściwej umowy, ponieważ dynamika negocjacji ulega dramatycznej zmianie, gdy jedna ze stron (najczęściej landlord) wie, że druga strona już umowę podpisała. Jest zatem niezwykle istotne, aby w przypadku konieczności podpisania takiej umowy wstępnej uzyskać profesjonalną opinię na jej temat. Zdarzają się nawet takie sytuacje, że umowa końcowa nigdy później nie zostaje podpisana i przez lata offer to lease jest jedynym dokumentem wiążącym obie strony.
Zanim przejdziemy do analizy formalnych umów o wynajem lokali, należy stwierdzić, że tradycyjna sytuacja faworyzująca osoby czy przedsiębiorstwa wynajmujące lokale innym (landlords), ulega zmianie w czasie kryzysu ekonomicznego. Biznesy pragnące wynająć (tenants) są bowiem w stanie wynegocjować bardziej korzystne warunki wynajmu niż dotychczas. Wiele lokali jest opuszczanych przez upadające biznesy i landlords są skłonni do ustępstw w celu pozyskania nowego klienta.
Na co należy zwracać szczególną uwagę przy sporządzaniu umów o wynajem lokali komercyjnych?
W tym krótkim tekście ograniczymy się do przedstawienia zestawu naszym zdaniem najczęściej pojawiających się problemów. Po pierwsze, należy upewnić się, że zapoznaliśmy się ze wszystkimi klauzulami wiążącymi się z kosztem wynajmu, włącznie z kosztami, które mogą się pojawić w sytuacjach wyjątkowych. Zasadniczym pytaniem w zakresie kosztów jest to, czy jest to wynajem na zasadzie tzw. net lease, gdzie landlord przerzuci wszystkie koszty na wynajmującego, czy też jest to tzw. gross lease, gdzie landlord będzie również odpowiedzialny za część kosztów. Następna sprawa to dokładne przeanalizowanie wszystkich rodzajów opłat począwszy od tzw. additional rent, poprzez koszty operacyjne (operating costs), podatki, tzw. percentage rent i różnego rodzaju opłaty drobne, które bądź standardowo, bądź w określonych sytuacjach trzeba będzie ponosić. Wynajmujący może również zobowiązać się do przedstawiania okresowych raportów dotyczących swoich dochodów, jeżeli wysokość opłaty za wynajem jest od tych dochodów uzależniona. Należy również zwrócić uwagę na koszty administracyjne (administrative fees), które landlord pragnie uzyskać w związku z różnego rodzaju "administracją" poszczególnych elementów umowy. Opłaty te należy negocjować, gdyż mogą one się wahać od kilku do dwudziestu kilku procent i nieuwaga lub brak uzgodnienia na początku mogą być kosztowne w przyszłości. Wreszcie, jednym z częstych przeoczeń jest brak stwierdzenia w umowie, czy cena zawiera HST (lub poprzednio GST), czy nie. Podatek ten jest należny od każdej miesięcznej płatności.
Po drugie, należy zwrócić uwagę na zakres odpowiedzialności wynajmującego za wykonywanie napraw wynajmowanego lokalu i partycypowanie w kosztach napraw innych części budynku (tzw. common areas and facilities). Po trzecie, należy zwrócić uwagę na zakres płatności za ogrzewanie, wentylację, klimatyzację (tzw. HVAC costs) i za inne utilities. W prostych przypadkach wynajmujący po prostu płaci za ich używanie, jednak zdarzają się umowy, gdzie zobowiązuje się on do opłacania przeglądów i naprawy sprzętu, co może być kosztowne w zależności od stanu tego sprzętu i gwarancji z nim związanych.
Zdarza się, że jednym z punktów spornych pomiędzy landlordem i wynajmującym jest zakres ubezpieczenia, jakie wynajmujący zobowiąże się wykupić. W tym przypadku interesy obu stron (w przeciwieństwie do innych aspektów umowy) powinny być zbieżne. Po wynegocjowaniu rozsądnej ogólnej sumy ubezpieczenia, w interesie wynajmującego leży również, aby ubezpieczyć się na różne ewentualności (włącznie z zakupieniem tzw. business interruption insurance, na wypadek nieprzewidzianych przestojów w operacji biznesu i związanych z tym strat).
Po trzecie, jednym z ważnych elementów umowy, z punktu widzenia wynajmującego lokal, jest możliwość częściowego jego podwynajmu (sublease) lub przekazania całej umowy następcy (assignment of lease) w razie sprzedaży biznesu. Niemal wszystkie umowy o wynajem lokali dają landlord-owi możliwość wyrażenia lub niewyrażenia zgody w takich sytuacjach i aczkolwiek nierealne byłoby próbować tę możliwość zgody landlordowi odebrać, to bardzo istotne jest, aby umieścić klauzulę, iż odmowa takiej zgody ze strony landlorda nie może być wyrażona arbitralnie, to znaczy, że musiałby on podać ważne i obiektywne powody dla niewyrażenia zgody. Klauzule te są ważne, gdyż pomimo że wynajmujący najczęściej z entuzjazmem i optymizmem podchodzi do nowego przedsięwzięcia, powinien on zabezpieczyć sobie możliwość przekazania lokalu innym stronom w przyszłości, gdy warunki ekonomiczne lub jego plany biznesowe ulegną zmianie.
Również istotne jest zabezpieczenie możliwości odnawiania umowy. Jeżeli chodzi o długość trwania umowy i możliwości jej przedłużania, większość klientów uważa, że krótsze terminy i większa ilość odnowień w przeciwieństwie do dłuższych terminów oraz mniejszej ilości odnowień stwarzają większą dogodność kontrolowania rozwoju wydarzeń. Należy mieć na uwadze, że im dłuższy okres umowy, tym większe są straty, których landlord może zażądać od wynajmującego w przypadku zerwania umowy przez tego ostatniego.
Przy analizie umowy i proponowaniu zmian przed jej podpisaniem należy pamiętać o konieczności wprowadzenia klauzul we wszystkich najdrobniejszych elementach umowy, gdzie tylko możliwe, zobowiązujących landlorda do postępowania w sposób reasonable, to znaczy, że nie będzie mógł on postępować arbitralnie. Jest to niezmiernie ważne w sytuacjach, gdy strony popadną w konflikt i umowa musiałaby być zinterpretowana w drodze arbitrażu lub przez sąd. O wiele łatwiej w takich sytuacjach będzie wynajmującemu obronić swoją pozycję.
Na zakończenie należy ostrzec przed udzielaniem personalnych gwarancji dotyczących wywiązania się z umowy, w sytuacji gdy wynajmującym jest korporacja (corporation). Jednym z atutów posiadania korporacji i prowadzenia działalności gospodarczej przy jej użyciu jest odizolowanie się przez jej właściciela od odpowiedzialności personalnej za długi i zobowiązania korporacji. W momencie dawania personalnych gwarancji landlordowi, atut posiadania korporacji znika i podpisujący takie gwarancje ryzykuje majątkiem osobistym w razie niewywiązania się z umowy.
Podsumowując, trzeba pamiętać, że im lepsza umowa o wynajem lokalu, tym lepszą cenę można uzyskać w przypadku sprzedaży biznesu, gdyż dobra umowa (to znaczy taka, która daje wynajmującemu spore prawa) sama w sobie ma również wartość materialną dla potencjalnego nabywcy.
Janusz Puźniak
Barrister and Solicitor (Ontario)
Attorney at Law (Missouri and New York)
905-890-2112
