Rozróżniamy dwie procedury administracji spadków: proces beztestamentowy i proces testamentowy. Aczkolwiek podstawową różnicę stanowi istnienie lub brak spisanego testamentu osoby zmarłej, formalny proces sporządzania dokumentów dotyczący administracji spadku i procesy sądowe są w obu przypadkach podobne.
W przypadku administracji spadku z istniejącym testamentem, dokumentem kończącym pierwszy etap sądowy i umożliwiającym działania administracji przez wykonawcę testamentu (estate executor lub estate trustee) jest otrzymanie z sądu oficjalnego Certificate of Appointment of Estate Trustee With a Will.
W przypadku administracji przy braku testamentu jest otrzymanie Certificate of Appointment of Estate Trustee Without a Will.
A zatem pierwszym i podstawowym zadaniem rodziny lub osoby odpowiedzialnej za administracje spadku jest ustalenie istnienia lub braku pisemnego testamentu. W przypadku istnienia testamentu, należy upewnić się, że jest to testament ostatni i że nie został odwołany. Należy również upewnić się, iż był sporządzony z zachowaniem właściwych formalności oraz czy w razie potrzeby można zlokalizować świadków obecnych przy jego podpisaniu. Ta ostania czynność jest szczególnie istotna gdy brak jest dołączonego do testamentu tzw. Affidavit of Execution, który jest niezbędny do przedłożenia dokumentów w sądzie. W niektórych przypadkach, gdy testament nie został znaleziony, lub gdy prawdopodobne jest, iż znaleziony testament może nie być ostatnim testamentem zmarłego, koniecznym może być dokonanie dodatkowych czynności w celu ustalenia faktu, czy mamy do czynienia z właściwym dokumentem. Ustalenie tego faktu jest niezbędne, gdyż osoba, która będzie pełniła role wykonawcy testamentu osobiście odpowiada majątkowo za poprawność tego procesu.
W przypadku istnienia testamentu, dokument ten określa kto ma być jego wykonawcą. Przy braku testamentu potrzebne jest ustalenie osoby, która zdecyduje się wystąpić o ustanowienie jej wykonawcą przez sąd. W tym ostatnim przypadku osobą zgłaszającą się do wykonania tej roli jest najczęściej najbliższy członek (lub członkowie) rodziny, który jest gotów do podjęcia się tej czynności. Przy braku testamentu, często, gdy osoba przystępująca do roli wykonawcy nie jest bliskim członkiem rodziny osoby zmarłej, sąd będzie wymagał otrzymania przez wykonawcę tzw. administration bond, czyli dokumentu pełniącego rolę ubezpieczenia całego procesu. W istocie administration bond zabezpiecza spadkobierców, którzy zostaliby pominięci przez wykonawcę przy administracji spadku.
Należy również pamiętać, że w przypadku gdy do dziedziczenia uprawnione są osoby niepełnoletnie lub o organicznej kompetencji, koniecznym jest również powiadomienie o administracji Office of Public Guardian and Trustee – instytucji, której zadaniem jest zapewnienie prawidłowości proceduralnej i obrony praw tych osób.
Następną czynnością konieczną do przygotowania dokumentów sądowych jest wstępne określenie wartości majątku osoby zmarłej. Należy również ustalić, które części tego majątku będą podlegały procesowi sądowemu (tzw. probate), a które nie. Rozróżnienie to ma duże znaczenie, gdyż wartość części majątku, która według prawa nie podlega probate, nie jest brana pod uwagę przy określeniu opłaty pobieranej przez sąd w momencie składania dokumentów. Często dokładny zakres majątku nie jest znany przy czynnościach wstępnych, co nie przeszkadza w przygotowaniu i złożeniu dokumentacji sądowej, gdyż w przyszłości jest możliwość – a raczej obowiązek – uzupełnienia i dopłaty sumy brakującej. Tę ostatnią czynność reguluje konieczność wypełnienia i dostarczenia do Ontario Ministry of Finance tzw. Estate Information Return. Dokument ten musi być opracowany i dostarczony w ciągu 90 dni od otrzymania przez administratora Certificate of Appointment.
Gdy dokumentacja konieczna do przygotowania aplikacji sądowej jest przygotowana, niezbędnym jest przedstawienie kopii samej aplikacji (Application for Certificate of Appointment of Estate Trustee) osobom uprawnionym do dziedziczenia. Koniecznym jest także dołączenie do materiałów sądowych potwierdzenia wykonania tej czynności.
Janusz Puzniak
Barrister and Solicitor
905-890-2112
416-999-3023
