Odpowiedź na to pytanie zależy, czy odpowie na nie pracownik, czy pracodawca. Wydawałoby się, że odpowiedź jest oczywista. Pisemny kontrakt o pracę pomiędzy pracodawcą i pracownikiem precyzyjnie określi warunki i zobowiązania, których obie strony będą dokładnie świadome (zakładając, że kontrakt jest odpowiednio obszerny i dobrze napisany), co zmniejszy niebezpieczeństwo nieporozumień pomiędzy stronami co do interpretacji warunków ich umowy w przyszłości. Jednakże z punktu widzenia pracownika brak kontraktu pisemnego może być bardzo korzystny, na przykład gdy dojdzie do konfliktu z pracodawcą i pracodawca zdecyduje się zwolnić pracownika bez wyraźnego powodu. W takiej sytuacji o wiele trudniej będzie pracodawcy udowodnić, że warunki zatrudnienia danego pracownika są na podstawie minimalnych wymogów Employment Standards Act i umowa o pracę będzie najczęściej rozpatrywana według standardów tzw. common law, czyli prawa tworzonego przez poprzednie decyzje sądowe, które w wielu przypadkach są dla pracownika bardziej korzystne. Natomiast, z punktu widzenia pracodawcy nieobecność kontraktu pisemnego stwarza dużą niepewność co do interpretacji warunków, na jakich dany pracownik został przyjęty.
Błędne jest rozumowanie, że jeżeli nie ma pisemnego dokumentu, pracodawca może postępować z pracownikiem, jak mu się podoba, a jeszcze bardziej błędne jest przekonanie, że jeżeli nie ma pisemnego kontraktu o pracę, wówczas pracodawca może zanegować istnienie umowy w ogóle. Umowa powstaje w momencie przyjęcia pracownika do pracy i jej warunki mogą być, w razie potrzeby, bardzo szybko odtworzone przez sędziego.
Jednym z podstawowych pytań zadawanych przez prawnika klientowi, który został zwolniony z pracy, jest pytanie, czy w momencie zatrudnienia otrzymał on pisemną ofertę o pracę lub, jeżeli nie, czy podpisał jakikolwiek kontrakt lub dokument. Odpowiedź negatywna zwiększa znacznie szanse pracownika na sukces przeciwko pracodawcy, gdy pracownik został zwolniony bez powodu i gdy strony nie zgadzają się co do wymiaru rekompensaty przez pracodawcę. Jeżeli kontrakt pisemny istnieje, wtedy istotna jest analiza jego tekstu. Ważne też staje się upewnienie, że jest to właściwy kontrakt o pracę, to znaczy, że sposób, w jaki on został podpisany, i czas, kiedy to się odbyło, świadczą, że dokument ten jest istotnie właściwą i obowiązującą umową. Często bowiem, gdy z biegiem czasu pracodawca i pracownik podpisali kilka dokumentów "uaktualniających" umowę o pracę, nie jest jasne, który z nich obowiązuje i pracodawca może być nieprzyjemnie zaskoczony, jeżeli sąd zgodzi się z pracownikiem i orzeknie, że jedynie pierwotna umowa obowiązuje, a wszystkie pozostałe nie.
Ustanowienie właściwego kontraktu o pracę wymaga dobrego przygotowania nie tylko samego dokumentu, lecz również właściwego sposobu, w jaki jest on przedstawiony pracownikowi włącznie z samym sposobem, w jaki dany pracownik jest przyjęty do pracy. Na przykład, zatrudniający powinien być ostrożny w momencie wstępnych rozmów z pracownikiem i uprzedzić go, że właściwy kontrakt będzie mu przedstawiony później oraz że po przedstawieniu będzie on miał wystarczająco dużo czasu go przemyśleć i zasięgnąć profesjonalnej porady przed jego podpisaniem. Często rozmowa kwalifikująca pomiędzy pracodawcą i pracownikiem kończy się omówieniem warunków pracy i ustaleniem dnia rozpoczęcia pracy przez pracownika i jeżeli pracodawca nie zastrzeże, że detale właściwego kontraktu będą przedstawione później pisemnie, kontrakt o pracę powstaje w momencie tej rozmowy. Nie jest to kontrakt pisemny, lecz jest to jak najbardziej prawomocny kontrakt ustny i jeżeli późniejszy dokument dany pracownikowi do podpisania będzie odbiegał od warunków tejże umowy ustnej, różnice nie będą obowiązywały.
Jednym ze specyficznych generalnych wymogów prawa kontraktów w Północnej Ameryce, bardzo trudnym do zrozumienia przez przybyszów z Europy, jest wymóg tzw. consideration, to znaczy wymóg, by każda obietnica, która ma mieć znaczenie prawomocnego kontraktu, była poparta otrzymaniem czegoś w zamian przez osobę dającą taką obietnicę. W przypadku kontraktu o pracę oznacza to, że modyfikowanie tego samego kontraktu w taki sposób, że obowiązki jednej strony się zwiększają, podczas gdy strona ta nie otrzymuje niczego w zamian od drugiej strony, może być podważone, a kontrakt unieważniony.
Modyfikowanie kontraktu o pracę stwarza również inne niebezpieczeństwa, na przykład zmiana zakresu obowiązków pracownika, gdy pierwotny kontrakt nie przewidywał możliwości takich zmian, może być zinterpretowana przez pracownika jako tzw. constructive dismissal, to znaczy jako zmiana równoznaczna ze zwolnieniem z pracy. Jeżeli sąd się zgodzi, pracownikowi będzie należało się wynagrodzenie za zerwanie umowy przez pracodawcę, co w przypadku pracowników na średnich i wyższych stanowiskach oraz tych z dłuższym stażem pracy może pracodawcę sporo kosztować.
Prawdą jest, że pracodawca i pracownik mogą umieścić w kontrakcie o pracę takie klauzule i uzgodnić takie warunki umowy o pracę, jakie tylko uważają za stosowne. Ta swoboda kontraktu jest często wykorzystywana przez pracodawcę do zabezpieczenia się przed nadmiernymi, jego zdaniem, zobowiązaniami w stosunku do pracownika, zwłaszcza gdy chodzi o rekompensatę przy ewentualności zwolnienia pracownika bez powodu lub zapobieżenie konkurencji ze strony pracownika z biznesem pracodawcy w przyszłości, gdy z jakichkolwiek względów odejdzie on z pracy (włącznie z możliwością odbierania przez niego klientów czy wykorzystywania danych czy systemów operacyjnych pracodawcy). Jeżeli chodzi o typowe zobowiązania w stosunku do pracownika, to kontrakt o pracę nie może zawierać klauzuli negujących minimum wymogów Employment Standards Act czy Human Rights Code. Każda taka próba będzie unieważniona. Jeżeli chodzi o zapobieganie konkurencji, odbieranie klientów lub wykorzystywanie bazy danych pracodawcy, to tekst kontraktu powinien być dostosowany do aktualnej sytuacji obu stron i nie powinien zabraniać zbyt wiele. Nieprecyzyjne lub zbyt obszerne ograniczenie konkurencji przez pracownika może być całkowicie zignorowane przez sąd, zwłaszcza gdy jest ono zbyt restrykcyjne geograficznie lub uniemożliwia pracownikowi wykonywanie zawodu i utrzymanie się.
Należy również zwracać uwagę nie tylko na słowo pisane kontraktu o pracę, lecz również na faktyczne relacje pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Nawet najlepiej napisany i sporządzony kontrakt może być podważony przez sąd, jeżeli nie odzwierciedla on właściwego stanu rzeczy. Na przykład, kontrakty na czas określony, które są wielokrotnie odnawiane przez tego samego pracodawcę i pracownika na to samo stanowisko, mogą być potraktowane przez sąd jako jeden kontrakt na czas nieokreślony, którego nieprzedłużenie będzie równoznaczne z zerwaniem kontraktu o pracę i z wymogiem przyznania pracownikowi odszkodowania. Podobnie, kontrakty independent contractor mogą być podważone, jeżeli właściwy stan rzeczy wskazuje na normalną relację pracodawca-pracownik.
Niepewności związanych z interpretacją kontraktów o pracę przez sądy jest wiele i sporządzenie takiego kontraktu o pracę, który zabezpieczałby obie strony na wszelkie możliwe ewentualności, wymaga czasu i dokładnej analizy konkretnych warunków danego przedsiębiorstwa i kwalifikacji pracownika. Zaskakujące jest, jak często kontrakt o pracę – ten jeden z najważniejszych elementów w relacji pracodawca-pracownik – jest bądź pomijany zupełnie w formie pisemnej, bądź traktowany po macoszemu. Źle napisane kontrakty zdarzają się bardzo często. Brak pisemnych kontraktów jeszcze częściej. Jeżeli decydujemy się na pracę na podstawie ustnej umowy o pracę, powinniśmy zadawać sobie sprawę (zwłaszcza pracodawca) z płynących z tego konsekwencji. Jeżeli sporządzamy kontrakt pisemny, nie sporządzajmy go nieuważnie. Z pewnością nie szukajmy wzorów internetowych, gdyż były one tworzone dla innych sytuacji i na pewno nie pasują do naszej bez konieczności znacznych modyfikacji. Zdarzają się nawet takie przypadki, że kontrakty kanadyjskie zawierają klauzule kontraktów amerykańskich, nie mających żadnego zastosowania w Kanadzie, jedynie dlatego, że "gotowiec" amerykański został zaadaptowany przez nieostrożnego pracodawcę kanadyjskiego.
Ponadto, w sytuacjach konfliktowych przed podjęciem pochopnych decyzji – dotyczy to zarówno pracodawcy jak pracownika – należy upewnić się co do stanu bieżącego interpretacji kontraktów o pracę przez sądy. Prawo pracy i zatrudnienia jest jedną z najbardziej zmieniających się dziedzin prawa. Z tego względu dokument sporządzony kilkanaście lub nawet kilka lat wstecz może nie spełniać dzisiejszych wymogów. Z tego samego względu, dobrą praktyką jest dokonanie okresowych przeglądów umów o pracę zwłaszcza przez pracodawcę, aby upewnić się co do ich aktualnego stanu prawnego. Wynegocjowanie dobrego kontraktu jest z pewnością mniej kosztowne niż obrona złego w sądzie.
Janusz Puźniak
Barrister and Solicitor (Ontario, Canada)
Attorney at Law (Missouri and New York, USA)
905-890-2112; 416-999-3023
