Osoby planujące rozpoczęcie działalności gospodarczej samodzielnie mają do wyboru prowadzić ją na zasadzie jednoosobowej firmy własnej (proprietorship) lub poprzez założenie spółki akcyjnej (corporation), w której właściciel będzie pełnił wszystkie funkcje począwszy od akcjonariusza, poprzez dyrektora, do prezydenta firmy.

Ponieważ duża część dyskusji na temat formy prawnej będzie poświęcona spółkom akcyjnym (corporations), już na wstępie chcemy stwierdzić, iż mówimy tu o tzw. prywatnych spółkach akcyjnych (privately held corporations lub closely held corporations), czyli tych, których akcje (shares) nie są publicznie dostępne dla inwestorów i w których liczba akcjonariuszy (nie licząc pracowników) nie przekracza 50. Większość małych spó-łek jest daleka od przekroczenia tych ograniczeń. Firmy takie mogą być założone i prowadzone przez jedną osobę bądź przez kilku współwłaścicieli udziałów, czyli współakcjonariuszy (shareholders). Ich atrakcyjność wynika z faktu, iż w większości przypadków mogą one korzystać z przywilejów podatkowych i finansowych nadanych ustawowo tzw. Canadian-controlled small corporations.

Osoby planujące współdziałanie z partnerami mają do wyboru podjąć działalność na zasadzie spółki partnerskiej (general partnership) lub spółki akcyjnej (corporation), w której współakcjonariusze dokonają podziału stanowisk i obowiązków. Istnieją jeszcze inne formy prowadzenia działalności przez kilka osób, na przykład joint venture lub spółka partnerska z ograniczoną odpowiedzialnością (limited partnership), lecz są one o wiele mniej popularne i dlatego będą tutaj pominięte.

Partnerzy biznesowi planujący współpracę w jakiejkolwiek formie prawnej winni pamiętać, iż już na początku działalności powinni dokładnie przedyskutować i rozstrzygnąć w formie pisemnej podstawowe zasady współpracy i podziału obowiązków pomiędzy sobą. Bardzo często jednak są oni tak zafascynowani możliwością działania i tak optymistycznie nastawieni na szybkie zyski, iż odkładają rozstrzygniecie detali współpracy i współodpowiedzialności za to, co robią, na później. Zapominają, że zarówno w przypadku powodzenia, jak i niepowodzenia najczęściej powstają konflikty. W przypadku sukcesu konflikt może dotyczyć podziału zysku, jeżeli wkład pracy i inwestycji finansowych partnerów nie był równy. W przypadku niepowodzenia konflikt dotyczy tego, jak ratować się przed jeszcze większymi stratami i potencjalnym bankructwem. Gdy partnerzy decydują się na działanie w formie spółki partnerskiej (general partnership), powinni sporządzić i podpisać umowę partnerską (partnership agreement). Gdy decydują się na spółkę akcyjną (corporation), powinni sporządzić umowę pomiędzy współakcjonariuszami (shareholders' agreement). Dokładne omówienie, co zawrzeć w obu tych dokumentach, przedstawimy w jednym z kolejnych artykułów.

Osoby pragnące działać samodzielnie i w najprostszej formie prawnej rozpoczynają działalność na zasadzie jednoosobowej firmy własnej (proprietorship). Jeżeli chcą działać pod wybraną nazwą, inną od własnego nazwiska, muszą dokonać rejestracji tej nazwy biznesowej (Business Name Registration) w administracji prowincji Ontario i uzyskać Master Business License. Ten ostatni dokument zawiera Business Identification Number, który system administracyjny prowincji nadaje danemu biznesowi w chwili rejestracji. Nie należy go mylić z Business Number (omówionym poniżej), który uzyskuje się od rządu federalnego.

Rejestracja nazwy biznesu musi być poprzedzona sprawdzeniem, czy nazwa ta jest stosowna i dostępna, czyli czy nie jest już w użyciu przez inną firmę (Business Name Search – sprawdzający biznesy nieprowadzone w formie corporation i NUANS Search dla biznesów w formie corporation). Jeżeli nazwa już jest w użyciu, należy wybrać inną i dokonać ponownego sprawdzenia. Rejestracja nazwy musi być odnawiana co 5 lat. Niestety nie zabezpiecza ona wyłączności nazwy biznesu dla danego właściciela. Pełne zabezpieczenie nazwy biznesowej może nastąpić jedynie poprzez otworzenie spółki akcyjnej, zwłaszcza takiej, która zarejestrowana jest na poziomie federalnym (Federal corporation), oraz rejestrację znaku firmowego (trademark registration). Nawet rejestracja spółki akcyjnej na poziomie prowincji (czyli Ontario corporation) nie zabezpiecza całkowicie wyłączności nazwy. Dzieje się tak, ponieważ w prowincyjnym systemie rejestracji ostateczna decyzja w razie konfliktu pozostawiona jest w rękach rejestrującego, podczas gdy w systemie federalnym w przypadku konfliktu rejestracja jest niemożliwa bez uzyskania dodatkowych zgód i pozwoleń. Ponadto utworzenie Federal corporation zabezpiecza wyłączność nazwy firmy na terenie całej Kanady.

W praktyce w większości przypadków małe biznesy rejestrują nazwy, które są na tyle unikatowe, iż nie powoduje to konfliktu. Jednak w przypadku, gdy planuje się działać na większą skalę oraz gdy pragnie się, aby nazwa sama w sobie z upływem czasu nabierała wartości dla konsumenta i potencjalnych nabywców, forma prostego proprietorship nie jest najlepsza.

Po rejestracji nazwy, właściciel małego biznesu winien niezwłocznie dokonać rejestracji w systemie podatkowym poprzez uzyskanie federalnego numeru biznesowego (Business Number) z Canada Revenue Agency, co może być dokonane szybko poprzez kontakt telefoniczny. Numer ten i rejestracja nie są konieczne, gdy roczne obroty z działalności nie przekroczą 30.000 dol. Wówczas przedsiębiorca nie jest zobligowany do pobierania i odprowadzania Harmonized Sales Tax (HST). W chwili gdy osiągnie ten pułap, musi dokonać rejestracji. Numer ten jest używany przy wszystkich rozliczeniach podatkowych, które muszą być dokonywane w zależności od rodzaju działalności, wielkości dochodów, zatrudnienia pracowników, działalności importowo-eksportowej itp. W razie potrzeby, zwłaszcza w przypadku firm remontowych i budowlanych, właściciel musi również wystąpić o rejestrację z Workplace Safety and Insurance Board (WSIB), którą będzie musiał przedstawić firmom czy właścicielom nieruchomości, dla których będzie pracował.

Wskazane jest również nabycie ubezpieczenia biznesowego zgodnego z rodzajami ryzyka, na jakie narażony jest przedsiębiorca oraz jego potencjalni klienci i pracownicy. Ubezpieczenie może również dotyczyć innych zagrożeń i ewentualności, na przykład przerwy w działalności (business interruption insurance) itp. Jak wspomnieliśmy wyżej, wiele rodzajów działalności wymaga osobnych licencji i pozwoleń od władz federalnych, prowincyjnych lub lokalnych, których nie sposób jest tu wymienić. Na przykład, w przypadku działalności gastronomicznej wymagane będą pozytywne inspekcje sanitarne, w przypadku sprzedaży alkoholu licencja na jego sprzedaż (liquor licence), której uzyskanie jest proceduralnie skomplikowane i czasochłonne, itp. Również poszczególne zawody mogą wymagać indywidualnych licencji i pozwoleń, bez których rozpoczęcie działalności biznesowej jest niemożliwe.

Ponadto ważne jest, aby pamiętać o upewnieniu się, że proponowana działalność może być prowadzona w miejscu, gdzie biznes będzie funkcjonował (tzw. zoning regulation), zwłaszcza przed podpisaniem umowy o wynajem lokalu (lease agreement).

Drugą możliwością prawną prowadzenia działalności biznesowej przez jedną osobę jest forma spółki akcyjnej (corporation). Odpowiedź na pytanie, jakie są podstawowe różnice pomiędzy tymi dwoma formami i dlaczego przedsiębiorca pragnący działać samodzielnie w ogóle winien rozważyć prowadzenie działalności w formie corporation, jest złożona i będzie tematem następnego artykułu w tej serii.

Janusz Puźniak
Barrister and Solicitor (Ontario)
Attorney at Law (Missouri and New York)
905-890-2112
416-999-3023