Osoby otrzymujące instrukcje z Polski dotyczące sporządzenia na terenie Kanady pełnomocnictw w języku polskim, które będą użyte do reprezentowania ich interesów w Polsce, często są instruowane przez prawników, instytucje lub urzędy w Polsce wymagające takich pełnomocnictw, aby przed dostarczeniem do Polski pełnomocnictwa te zostały zaopatrzone w tzw. klauzulę apostille. Klauzule te to krótkie znormalizowane poświadczenia wydawane przez uprawnione urzędy w danym kraju poświadczające autentyczność dokumentu i podpisów na nim złożonych, charakteru, w jakim występowała osoba sygnująca dokument, oraz tożsamości pieczęci, w którą dokument jest zaopatrzony. Osoby lub urzędy wymagające apostille zakładają, że Kanada jest sygnatariuszem Konwencji haskiej z dnia 5 października 1961 roku znoszącej konieczność legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, które będą wprowadzane do obrotu prawnego w państwach będących stronami tejże konwencji (czyli od dnia 14 sierpnia 2005 roku także Polski). Niestety, nie ma to miejsca. Kanada nie jest sygnatariuszem tej konwencji i klauzula apostille nie ma w Kanadzie zastosowania. Pełnomocnictwa sporządzane w Kanadzie w celu wprowadzenia do obrotu prawnego w Polsce wciąż podlegają tradycyjnemu procesowi legalizacji przez polskie placówki dyplomatyczne, czyli potwierdzeniu formalnej zgodności dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia (tj. w Kanadzie z prawem prowincji, w której dokument powstał, gdyż zasady sporządzania pełnomocnictw są w Kanadzie regulowane prawem prowincyjnym).Należy jednak zauważyć, iż w praktyce nie wszystkie pełnomocnictwa sporządzane do Polski podlegają procesowi legalizacji. Niektóre z nich muszą być "legalizowane", inne nie. W jaki sposób dokonać rozróżnienia? Z pomocą powinna tu przyjść osobie, która ma udzielić pełnomocnictwa, strona polska, to znaczy ostateczna odpowiedź i decyzja należy do instytucji lub osób, które w Polsce będą dane pełnomocnictwo przyjmowały lub akceptowały. I tak, wszystkie pełnomocnictwa dotyczące przekazywania lub rozporządzania nieruchomościami muszą być legalizowane. Pozostałe – niekoniecznie, ale jeżeli strona polska życzy sobie dokonania legalizacji, nie ma wyboru i należy to zrobić. Odnosi się to na przykład do pełnomocnictw dotyczących reprezentacji w procesach i sprawach spadkowych – najczęściej strona polska nie wymaga ich legalizacji, lecz zdarzają się sytuacje gdy musi być to zrobione.
Jednym z najważniejszych wymogów w procesie legalizacji jest stwierdzenie, iż dany dokument został sporządzony zgodnie z prawem miejsca wydania, czyli w naszym przypadku w zgodzie z prawem prowincji Ontario. Jeżeli chodzi o treść pełnomocnictw, to prawo prowincji Ontario jest bardzo liberalne. Wymaga ono jedynie precyzyjnego określenia, kto i komu daje pełnomocnictwo oraz czego ono dotyczy. Nie stawia się żadnych ograniczeń, zakładając, że zakres pełnomocnictwa dotyczy spraw legalnych, tj. niezwiązanych z łamaniem prawa. Co się tyczy formy, to istnieje wymóg, aby pełnomocnictwo było poświadczone przez dwóch niezainteresowanych jego treścią oraz niespokrewnionych z mocodawcą świadków. Istnieje również wymóg, że świadkiem nie może być osoba, którą mocodawca wyznacza na swojego pełnomocnika ani jej małżonek oraz nie może to być osoba, której odebrano prawo zarządzania swoim majątkiem. Świadkowie muszą być obecni w momencie sporządzania pełnomocnictwa i muszą się upewnić, że mocodawca jest pełnoletni, wie, co robi, jest świadomy umysłowo, rozumie rodzaj, zakres i wartość swojego majątku, wie, jaką rolę będzie spełniała osoba, której takie pełnomocnictwo daje, i dokładnie orientuje się co do konsekwencji swojego aktu.
Jaka jest procedura i wymogi w przypadku konieczności legalizacji pełnomocnictwa? Po pierwsze, adwokat/notariusz musi sporządzić dokument we właściwym formacie i w taki sposób, aby poza treścią zasadniczą zawierał informacje o potwierdzeniu go przez dwóch świadków. Po drugie, świadkowie muszą spełniać wymogi prawa regulującego, kto może pełnić taką funkcję. Po trzecie, akt poświadczenia pełnomocnictwa przez świadków oraz fakt dotrzymania właściwej procedury muszą być potwierdzone przez adwokata/notariusza przy pomocy odpowiedniego pisemnego poświadczenia notarialnego – tzw. klauzuli notarialnej sporządzonej w języku angielskim i dołączonej do pełnomocnictwa. Krok ten jest niezbędny, gdyż następnie osoba udzielająca pełnomocnictwa lub jej przedstawiciel musi udać się do Official Document Services w Toronto (adres: 700 University Ave, 6th floor, Toronto, Ontario M7A 2S4), (lub wysłać dokument do Ministerstwa Spraw Zagranicznych Kanady w Ottawie) w celu oficjalnego potwierdzenia, iż adwokat/notariusz jest uprawniony do wykonania swojej funkcji i że cały proces został wypełniony zgodnie z prawem. Po uzyskaniu tego potwierdzenia, które jest permanentnie zszyte z już istniejącymi dokumentami, pakiet jest gotów do przedstawienia w placówce dyplomatycznej do legalizacji.
W jaki sposób odwołać lub zmienić pełnomocnictwo w Ontario? W taki sam sposób, w jaki się je sporządziło, to znaczy mając dwóch świadków i w formacie, który jednoznacznie mówi, co się odwołuje lub co się zmienia. W momencie odwołania istniejącego pełnomocnictwa radzimy, aby poinformować wszystkich (włącznie z zainteresowanymi instytucjami, które miały poprzednie kopie) o dokonanym odwołaniu lub zmianie.
Janusz Puźniak
Barrister and Solicitor (Ontario, Canada)
Attorney at Law (Missouri and New York, USA)
905-890-2112
416-999-3023
